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Legalização de documentos: como fazer?

ATUALIZADO 28/07/2016 - Para informações completas sobre legalização de documentos, clique aqui: http://www.cbr.emp.br/blog/apostila-da-convencao-da-haia-russia


Estivemos recebendo alguns e-mails pedindo para detalharmos mais o processo de legalização dos documentos escolares e outros, emitidos no Brasil para serem validos no exterior.

Abaixo está o excerto das informações contidas no site do MRE – Ministério das Relações Exteriores, de uma forma resumida e editada. Para uma leitura completa do material, clique aqui.

 

Documentos emitidos no Brasil

 

SETOR DE LEGALIZAÇÕES E REDE CONSULAR ESTRANGEIRA - SLRC

 

Legalização de Documentos

 

O Setor de Legalizações e Rede Consular Estrangeira (SLRC) é uma sub-unidade subordinada diretamente à Subsecretaria-Geral das Comunidades Brasileiras no Exterior (SGEB) do Ministério das Relações Exteriores, encarregada das legalizações de documentos e das relações com a Rede Consular de carreira e honorária estrangeira no Brasil.

 

A legalização consular é uma formalidade que confirma a autenticidade extrínseca de um documento, ou seja, ratifica tão-somente a identidade e a função da autoridade signatária. O SLRC, ao legalizar documentos, não certifica a autenticidade dos mesmos e não concede qualquer aprovação do seu conteúdo. A critério do SLRC, não serão legalizados documentos que consubstanciem ato jurídico contrário à legislação brasileira.

 

O serviço de legalização de documentos brasileiros destinados a produzir efeitos no exterior é regulamentado pela Portaria nº 656, de 29 de novembro de 2013, publicada no Diário Oficial da União No 234, Seção 1, de 3 de dezembro de 2013.

 

O serviço de legalização de documentos para fins exclusivos de produzir efeitos no exterior é prestado, em caráter voluntário e gratuito, pelo SLRC, em Brasília, e pelos Escritórios Regionais do MRE nos seguintes estados: Rio de Janeiro, Rio Grande do Sul, São Paulo, Paraná, Santa Catarina, Minas Gerais, Bahia.

 

O SLRC é também responsável por manter atualizado banco de assinaturas, com os seguintes cadastros cadastro de assinaturas dos funcionários do Ministério das Relações Exteriores autorizados a legalizar documentos no Brasil e no exterior.

 

Locais de Atendimento: 

 

BRASÍLIA:

 Endereço: Setor de Legalizações e Rede Consular Estrangeira– SLRC

Ministério das Relações Exteriores – MRE

Esplanada dos Ministérios – Bloco H, Anexo I, Térreo

CEP: 70170-900, Brasília – DF

Fax: (61) 2030-8811

E-mail: slrc@itamaraty.gov.br

 

Dúvidas no que diz respeito a assuntos de legalização de documentos, devem ser encaminhadas ao seguinte e-mail:   slrc@itamaraty.gov.br

 Assuntos que não digam respeito a legalizações não serão respondidos, cabendo ao interessado buscar no portal ou no site do Itamaraty (www.mre.gov.br) as unidades correspondentes. 

 

Como solicitar legalização no SLRC/Brasília

 

- ATENDIMENTO PRESENCIAL: O SLRC DISTRIBUI POR DIA 80 SENHAS NORMAIS E 20 PREFERENCIAIS, DAS 08H30 ÁS 11H30 DA MANHÃ, DE SEGUNDA A QUINTA-FEIRA

 Instruções:

 A fim de agilizar o atendimento, preencher o formulário de solicitação de legalização para o atendimento presencial e levar, juntamente com a documentação ao balcão de atendimento do Setor de Legalizações e Rede Consular Estrangeira (SLRC), observando:

 Os documentos para legalização devem ser apresentados no balcão de atendimento até o horário de 11h30. Após este horário (11h30 até 12h), serão submetidos à análise para fins de legalização, com entrega prevista para o dia seguinte. Para o recebimento dos documentos deixados para análise, não é necessário pegar nova senha.

 Origem do documento: O SLRC - Brasília legaliza documentos oriundos de todo o território nacional desde que respeitados os procedimentos exigidos.

Quem pode entregar/retirar documentos: No impedimento do interessado (a), outra pessoa poderá representá-lo (la), para entregar e retirar documentos no balcão de atendimento do SLRC, sendo dispensada a apresentação de procuração, desde que tenha em mãos o recibo de entrega original.

 

 - POR VIA POSTAL (SOMENTE CARTA REGISTRADA)

 

Instruções:

Preencher, no computador, o Formulário de Solicitação de Legalização Via Postal.

Imprimir, preencher os dados, assinar e enviar o formulário junto com os documentos a serem legalizados, observando para cada tipo de documento, o respectivo procedimento exigido.

Para devolução - enviar com a documentação, envelope tipo carta registrada, selado e endereçado- com endereços somente no Brasil. As informações e orientações sobre o envio de documentos devem ser obtidas junto aos Correios ou empresa prestadora de serviços postais.

Para receber: por exigência dos Correios, o interessado/seu representante deve obrigatoriamente assinar o recebimento da documentação no momento da entrega.

ATENÇÃO: NA HIPÓTESE DE O VALOR DOS SELOS NÃO COBRIR AS DESPESAS COM A REMESSA, O SLRC NÃO REMETERÁ OS DOCUMENTOS, QUE FICARÃO ARQUIVADOS NO MRE POR 30 (TRINTA) DIAS. AO FINAL DESSE PRAZO, SE NÃO HOUVER MANISFESTAÇÃO POR PARTE DO INTERESSADO, OS DOCUMENTOS SERÃO ELIMINADOS.

 Prazos de processamento

 Quando entregues no Balcão de Atendimento do SLRC-Brasilia:

Até dez documentos poderão ser apresentados por pessoa, para legalização, no horário de 08:30 às 12:00 horas, desde que estejam dentro das normas do SLRC. Os documentos serão analisados e caso possível, serão entregues no período da manhã até às 12:00 horas. Não são aceitos mais de 10 documentos por interessado, mesmo que entregues por mais de uma pessoa com o objetivo de fracionar o total que exceda o limite estipulado.

Até vinte documentos, o prazo de entrega será de 24 horas (dia útil seguinte).

Se o número de documentos for acima de vinte, o prazo de entrega é de 24 horas para cada lote de vinte documentos.

 

Procedimentos exigidos para documentos diversos

Os procedimentos exigidos para cada tipo de documento devem ser observados e, sempre a critério do SLRC, após a devida análise, poderão ou não ser legalizados.

 

Documento de identificação pessoal

Carteira de identidade civil e profissional, CPF, carteira de motorista, carteira de trabalho, passaporte, caderneta de vacinação, título de eleitor, certificado de dispensa de incorporação, contracheque, etc.

 Procedimento: providenciar cópia autenticada em cartório.

Documentos escolares e acadêmicos

Documentos escolares originais – certificados, diplomas, históricos escolares, declarações.

Procedimento: devem ser levados a cartório para reconhecimento da assinatura de uma das autoridades que os assinou (Reitor/Diretor/Secretário).

Cópias de documentos escolares - certificados, diplomas, históricos escolares, declarações.

Procedimento: deve ser providenciada cópia autenticada em cartório do documento original que já tenha uma das assinaturas reconhecida em cartório.

Programas curriculares e conteúdos programáticos originais:

Procedimento: providenciar declaração emitida pela autoridade escolar/acadêmica competente, em papel timbrado da instituição no qual conste nome, endereço, selo e assinatura de seu emissor reconhecida em cartório A declaração e todo o conteúdo programático devem ser unidos e encadernados com espiral ou presilha para efeito extensivo da legalização.

 

PARA EVITAR QUE SEU DOCUMENTO NÃO SEJA LEGALIZADO, DEVEM SER OBSERVADOS OS SEGUINTES PONTOS:

 Não serão legalizadas cópias que não tiverem sido autenticadas em cartório;

Não serão legalizados documentos escolares em que as assinaturas das autoridades não tiverem sido reconhecidas em cartório e que ainda não tenham passado no MEC;

Não serão legalizados documentos ilegíveis, rasgados, colados com durex, plastificados (deverá ser obtida segunda via do documento)

Não serão legalizados documentos que já tenham sido legalizados anteriormente.

 O PRAZO PARA DEVOLUÇÃO É GERALMENTE DE VINTE E CINCO A TRINTA DIAS ÚTEIS, CONTADOS A PARTIR DA DATA DE RECEBIMENTO NO SLRC, E NÃO NA SEÇÃO DE CARTEIRA DE ENTRADA DO MRE. Esse prazo poderá ser dilatado em função da quantidade que ultrapassar vinte documentos, bem como de greves, paralizações, feriados e escassez de funcionários. A data de recebimento da documentação pela Seção de Carteira de Entrada do MRE e subsequente distribuição para o SLRC pode ser verificada NA PÁGINA ELETRÔNCIA DOS CORREIOS, ou da empresa prestadora do serviço postal, e na Seção de  Carteira de Entrada do MRE (telefones: 61 2030.6488 e 61-2030.9113). Informações sobre documentação encaminhada por via postal e já distribuída para o SLRC podem ser solicitadas via email, no seguinte endereço: slrc@itamaraty.gov.br

 

 ATENÇÃO:

 Portaria 656, de 29 de novembro de 2013.

 (DOU de 03/12/2013, Nr. 234, Seção 1, págs. 80 e 81)

 

"§ 1º AO SOLICITAR A LEGALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS POR VIA POSTAL, O INTERESSADO DEVERÁ INCLUIR NA SUA SOLICITAÇÃO ENVELOPE DEVIDAMENTE SELADO E COM ENDEREÇO E DADOS COMPLETOS DO DESTINATÁRIO, A FIM DE ASSEGURAR A RESTITUIÇÃO DOS DOCUMENTOS SEM ÔNUS PARA O ERÁRIO, FICANDO O INTERESSADO RESPONSÁVEL PELO ENDEREÇAMENTO ALI INDICADO.

 

§ 2º EM NENHUMA HIPÓTESE O MINISTÉRIO DAS RELAÇÕES EXTERIORES, POR MEIO DOS SERVIÇOS EM BRASÍLIA OU NOS ESTADOS, SE RESPONSABILIZARÁ PELO EXTRAVIO DE DOCUMENTOS ENCAMINHADOS PELA VIA POSTAL."

Custos

Os serviços de legalização de documentos feitos no SLRC e nos Escritórios Regionais do MRE são gratuitos.

Deve-se observar que os custos de remessa postal deverão ser arcados pelo usuário (envelope endereçado e selado com endereço no Brasil).

 

Dúvidas frequentes

 1. Estou no exterior e não tenho familiares/amigos/conhecidos no Brasil – como posso legalizar meus documentos?

O SLRC não indica/recomenda serviços de despachantes/tradutores/outros serviços. O interessado deve procurar a melhor forma para legalizar seus documentos no entendimento de que é do seu interesse e responsabilidade cuidar dos trâmites necessários à legalização de seus documentos no SLRC e pela Embaixada/Consulado do país de destino de seus documentos.

2. Estou no exterior e gostaria de enviar meus documentos pelo correio para o SLRC. É possível?

Sim, porém não é recomendável porque vários tipos de documentos devem ter a assinatura de seu emissor reconhecida em cartório, além de outros procedimentos necessários de acordo com o item 4. A documentação pode ser recebida mas somente será devolvida para endereço no Brasil. Recomenda-se enviar a documentação para familiar/amigo/despachante no Brasil para cuidar de todos os trâmites necessários à legalização do documento.

 

3. Meu documento está plastificado. Posso legalizá-lo?

Não. O carimbo de legalização é colocado diretamente no documento.

 

4. Meus documentos são antigos e estão em péssimo estado de conservação. Posso legalizá-los?

Não. Por razões de eficiência e segurança, a legalização só poderá ser efetuada em documentos que se apresentarem em bom estado de conservação.

 

5. Meus documentos são antigos e o Reitor/Diretor/Secretários da instituição de ensino não foi localizado. Como obter reconhecimento das assinaturas?

O interessado deve solicitar confirmação da Secretaria de Educação do seu Estado que aporá novo carimbo confirmando a veracidade do documento. Caso a diretoria da escola tenha sido substituída, o interessado deve solicitar à nova diretoria que reconheça seu documento através de novo carimbo.

 

6. Meus documentos foram legalizados há alguns anos atrás, mas somente agora vou utiliza-los. Devo fazer nova legalização?

Não. A validade da legalização efetuada pelo SLRC/MRE e pelos Escritórios de Representação nos Estados em qualquer documento concordará com a validade temporal nele expressa. Se não há tal menção, a legalização nele aposta terá validade no decorrer de toda a vida útil do documento.

 

7. Meus documentos foram emitidos por uma Missão estrangeira no Brasil. Onde devo legalizá-los?

Documentos produzidos por Chancelarias estrangeiras acreditadas no Brasil (Embaixadas e Consulados) são legalizados pela Coordenação-Geral de Privilégios e Imunidades - CGPI/MRE – cgpi@itamaraty.gov.br.

 

8. Que tipos de carimbos do SLRC são colocados nos documentos?

Nas legalizações efetuadas em documentos originais, é utilizado carimbo contendo os dizeres “ Reconheço verdadeira, por semelhança, a assinatura indicada com o sinal MRE/SLRC. A presente legalização não implica aceitação do teor do documento”; nas cópias de documentos, será utilizado carimbo com os dizeres "Autenticidade Comprovada".

 

9. Quantos documentos posso legalizar?

Poderão ser legalizados até dez documentos (originais e/ou cópias) por pessoa, no horário de 09:00 às 12:00 horas, no balcão de atendimento do SLRC-Brasília. Não serão legalizados mais de 10 documentos em nome da mesma pessoa, ainda que venham a ser apresentados por terceiros.

- acima de dez documentos: o prazo será calculado pela soma de mais 24 horas para cada lote de vinte documentos.

- cópias autenticadas: somente duas cópias de um mesmo documento.

- por via postal: não há limite de quantidade, porém o prazo para devolução aumentará de acordo com o número de documentos enviados. No caso de cópias, somente duas cópias autenticadas de um mesmo documento.

 

10. Tenho documentos emitidos em Repartições Consulares do MRE no exterior. O que devo fazer para que sejam válidos aqui no Brasil?

Para que possam surtir efeitos legais no território nacional as Certidões de Nascimento, Casamento e Óbito emitidas pelas Repartições Consulares do Brasil sediadas em países estrangeiros devem ser transcritas em Cartório de 1º Ofício de Registro Civil brasileiro que expedirá a Certidão definitiva.

 

11. Meus documentos foram legalizados por Escritório de Representação Regional do MRE (em São Paulo, Rio de Janeiro, Belo Horizonte, Florianópolis, Porto Alegre, Curitiba e Recife). Será necessário legalizá-los também em Brasília?

Não. A legalização efetuada em documentos em um dos Escritórios de Representação do MRE nos Estados tem a mesma validade que legalizações efetuadas pelo SLRC em Brasília e, portanto, não poderá ser efetuada novamente.

 

11. Vou viajar para o exterior. Devo legalizar meus documentos?

As pessoas que irão viajar para estudar/trabalhar/realizar transações comerciais, etc. no exterior devem contatar a Embaixada/Consulado do país no qual seus documentos serão apresentados para solicitar instruções referentes à aceitação de seus documentos no referido país.

 

12. Não posso cuidar dos trâmites necessários à legalização de meus documentos. O que devo fazer?

No impedimento do interessado, qualquer pessoa, inclusive familiares ou despachantes, poderá entregar e retirar documentos no balcão de atendimento do SLRC, ou enviá-los por via postal, sendo dispensada a apresentação de identidade ou procuração.

 

13. Que Tipos de Documentos podem ser legalizados?

Documentos brasileiros emitidos em qualquer Estado da Federação, desde que obedecidas as exigências para legalização dos mesmos.

 

14. Como posso receber minha documentação de volta?

É OBRIGATÓRIO o envio de um envelope vazio, tipo carta registrada, selado e endereçado - SOMENTE para endereços no Brasil- junto com a documentação a ser legalizada; caso contrário, os documentos não poderão ser devolvidos e ficarão retidos no SLRC pelo período de 30 dias. Ao final desse prazo, se não houver manifestação por parte do interessado, os documentos serão eliminados.

 

15. Não consigo preencher online o Formulário de Solicitação de Legalização. O que devo fazer?

O interessado deve preencher, imprimir, assinar e anexar o formulário aos documentos que serão enviados por via postal ao SLRC-Brasília.

 

16. Qual é o prazo de devolução para documentos remetidos por via postal:

O prazo é de quinze a vinte dias - a ser contado a partir da data de recebimento no SLRC, que difere da data de recebimento da documentação pela Carteira de Entrada/Protocolo do MRE. A data pode ser verificada na página eletrônica dos Correios ou da empresa prestadora do serviço postal.

O prazo de devolução poderá ser dilatado em função da quantidade que ultrapassar vinte documentos.

 

17. Onde posso obter lista de tradutores para os idiomas inglês, Frances, espanhol, etc.?

O interessado deve procurar a lista de tradutores diretamente por intermédio da associação de tradutores de seu Estado

 

18. Para legalizar meu documento brasileiro, preciso legalizar também a tradução? Antes ou depois da legalização? É sempre necessário traduzir?

O interessado deve obter da Embaixada/Consulado estrangeiro/escolas/empresas, informações referentes às normas para aceitação de seus documentos no país no qual serão apresentados.

 

19. Como posso obter código de rastreamento dos correios?

O interessado deve solicitar o código junto aos Correios.

 

20. O SLRC pode enviar meus documentos por SEDEX?

Não. O SLRC envia os documentos por AR (Aviso de Recebimento), no envelope selado e interessado fornecido pelo interessado.

 

21. Conteúdo programático – como proceder para legalizar?

O interessado deve reportar-se à orientação objeto do item 4.8.

 

22. O volume dos documentos que tenho para legalizar é muito grande. Como proceder?

O interessado deve observar os prazos para devolução dos documentos e caso envie seus documentos por via postal, solicitar informações aos Correios quanto ao peso e custo de selos do envelope para devolução de seus documentos.

 

23. Tenho documento do meu noivo estrangeiro para legalizar porque vamos casar no Brasil. Onde devo legalizar este documento?

O interessado deve legalizar seu documento estrangeiro na Embaixada/Consulado do Brasil no exterior, no país de emissão do documento.

 

24. Tenho uma procuração feita no Consulado do Brasil no exterior e o Banco exige reconhecimento da assinatura do Cônsul/Vice-Cônsul. O que faço?

O interessado deve informar ao Banco que pelo Decreto 84. 451 de 1980, seu documento está isento de legalização no Brasil. Caso a dúvida da instituição bancária persista, a própria instituição poderá solicitar ao SLRC-Brasília ou à repartição consular que emitiu o documento, a confirmação da assinatura no documento.

 

Formulários

 

Formulário para solicitação de legalização de documentos (atendimento presencial)

Instruções:

a) preencher o formulário, imprimir, assinar e enviar junto com a documentação.

 

Formulário para solicitação de legalização de documentos por via postal

Instruções:

a) preencher o formulário, imprimir, assinar e enviar junto com a documentação.

 

Cartão-Autógrafo

 

Cartão-autógrafo para funcionário do Ministério das Relações Exteriores

Instruções: Acessar o Manual de Serviço Consular e Jurídico na Intratec – Anexos - Capítulo 2 – O Serviço Consular

Cartão-autógrafo de servidor público brasileiro (Ministérios, Tribunais, Universidades Públicas, etc.)

Instruções:

a) imprimir, preencher e assinar o cartão-autógrafo ;

b) digitalizar (escanear) o cartão de autógrafo preenchido e assinado com caneta de tinta preta;

c) enviar o cartão acompanhado de Ofício do órgão respectivo para o e-mail, pelo correio corporativo : slrc@itamaraty.gov.br

Cartão-autógrafo de tradutor público juramentado

Instruções:

a) imprimir, preencher e assinar o cartão de autógrafo ;

b) digitalizar (escanear) o cartão de autógrafo preenchido e assinado;

c) enviar o cartão acompanhado de Ofício, com todos os dados do tradutor para o e-mail: slrc@itamaraty.gov.br

Para mais informações você pode acessar nossa live gravada no Youtube sobre estudar na Rússia:
https://www.youtube.com/watch?v=0inrBahlF_4

Também recomendamos a leitura do post do André “Como estudar na Rússia em 5 passos”:
http://www.cbr.emp.br/blog/estudar-na-rssia-em-5-passos

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